Palvelumanuaalin uudet muutokset

• Suosikkeja voi lisätä ja poistaa 💙 sydänikonista hakusivulla ja kuntasivuilla ns. palvelukorteista

• Palvelukorteilla olevaa sydän-ikonia klikkaamalla suosikin voi lisätä suosikit-listalle tai poistaa siltä. 

• Filtterin nimi on muutettu muotoon “Maksullisuus”

• Vaihtoehtoina ovat joko “Maksullinen” TAI “Maksuton”

• Palveluita voi suodattaa ikäryhmän mukaan

  • 16-30 -vuotiaat

  • 31-54 -vuotiaat

  • 55-70 -vuotiaat

• Palvelun kieli -valikossa näkyvät vain ne kielet, joilla palveluita järjestetään (eivät kaikki järjestelmän mahdolliset kielet)

  • Huom. kun suodatat valikoimaa muilla kriteereillä, kielivalikko päivittyy osumien mukaan.

• Hakusivu toimii dynaamisesti uusia valintoja tehdessä eli tulokset päivittyvät sitä mukaa kun valintoja/kriteerejä tehdään 

• Hakutuloksia voi järjestää valikosta osuvuuden, päivityspäivämäärän ja aakkosjärjestyksen mukaan 

• Haku osaa nyt hakea kaikista palvelun tekstisisällöistä. Aiemmin haku perustui vain otsikkoon ja lyhyeen kuvaukseen, nyt indeksointi on päivitetty. 

• Huom. katkaistuilla sanoilla hakeminen ei toimi vielä täysin! Tekstipätkän tulee olla osa termin alkuosaa, esim. Bioanalyytikon pätevöitymisopinnot: “bioanalyyti” antaa tuloksia, mutta “analyytik” ei.

• Hakukentässä on ruksi, jolla voi tyhjentää avoimen hakukentän. “Tyhjennä valinnat” tyhjentää valitut suodattimet.

• Kun valitset samaan suodattimeen usean vaihtoehdon, valintakentässä näkyy ensimmäinen valinta sekä lisävalintojen lukumäärä.

• Valittujen suodattimien kohdalla näkyy pudotusvalikossa check-merkki. Poista suodatin klikkaamalla valintaa uudelleen.

• Palvelun tietoihin on merkitty, että palvelu sisältää suostumuskäytänteitä ja palveluun osallistuessa asiakkaan henkilötietoja käsitellään. Asiakas näkee tiedon sisältölaatikossa.

• Lisätyt videot näkyvät liitelistalla, kuten muutkin tiedostot/liitteet

• Toistaiseksi videot aukeavat uuteen välilehteen (myöhemmin muun sisällön päälle soittimessa)

• Jos palvelulle ei ole määritetty erillistä järjestämispaikkaa, näkyy aika- ja paikkatiedoissa “Toimipaikkaa ei ole määritetty”

• Palvelunjärjestäjä on organisaatio, joka järjestää/tuottaa palvelua ja hallinnoi sen tietoja Palvelumanuaalissa

• Palvelunjärjestäjän tieto näkyy palvelukuvauksessa palvelun nimen yläpuolella sekä palvelukuvauksen oikeassa laidassa kohdassa “Lisätiedot”

• Yläpalkin hakukenttää klikkaamalla aukeaa laatikko, jonka alaosassa on linkki hakusivulle

• Tarkoitus on helpottaa hakusivulle siirtymistä (uusi.palvelumanuaali.fi/haku)

• Käyttäjä voi siirtyä vasemman reunan valikosta tarkastelemaan oman alueen asiakkaille sopivaa palvelutarjontaa

• Kuntasivuille on koottu ne palvelut, joihin kuntalainen voi osallistua

• Palvelut näkyvät ruudukkona ja valikoimaa voi suodattaa palvelukategorioiden avulla

Eri käyttäjäryhmien ohjeet ja oppaat löytyvät osoitteesta https://uusi.palvelumanuaali.fi/ohjeet-ja-oppaat (huom. vain kirjautuneille käyttäjille)

• Ohjeet ja oppaat päivittyvät säännöllisesti ja sivulta löydät aina viimeisimmän käytön ohjeistuksen

• Huom. Pääset katselemaan vain oman käyttäjäryhmäsi sisältöjä!

• Jos organisaatioosi tulee uusi käyttäjä, hän löytää tietoa palvelusta ja sen käytöstä sivulta: https://uusi.palvelumanuaali.fi/uudelle-kayttajalle (vaatii kirjautumisen)

• Palvelumanuaalissa voi tästä lähin olla käytössä sivustonlaajuisia ilmoitusikkunoita, joissa ilmoitetaan esimerkiksi järjestelmän käyttökatkoista 

• Ilmoitusikkunan voi sulkea ruksista eikä ilmoitus tule saman istunnon aikana enää uudestaan näkyviin 

• Sivuston alareunaan tulee käyttäjälle evästebanneri.

• Voit valita “Hyväksy kaikki” tai “Hyväksy vain välttämättömät”

• Käytännössä välttämättömät evästeet kerätään joka tapauksessa, koska muuten sivustoa ei voi käyttää

• Lisää evästeistä voit lukea: https://uusi.palvelumanuaali.fi/evasteet  

• Palvelun kieli määritetään palvelun perustiedoissa​ lomakkeen 1-sivulla​ (pakollinen tieto)

• Valitse palvelun järjestämiskieli/-kielet. Huom! Yhden kielen voi valita vain kerran.

• Valitse alin mahdollinen kielitaitotaso, jolla palveluun voi kyseisellä kielellä osallistua.

Toimipistekohtaisesti kielet voi edelleen lisätä myös toimipaikan yhteydestä​

• Toimipisteen yhteydessä lisätään myös palvelulle tarvittava kielitaitotaso

• Huom. Toimipisteeseen lisätty kieli ei siirry automaattisesti palvelun kielitietoon!

Kielen lisääminen toimipistekohtaisesti tapahtuu muokkauslomakkeen 2-sivulla:

Palvelukuvauksessa kielitieto näkyy perustiedoissa sekä toimipisteen yhteydessä (jos lisätty molempiin)

• Palvelun tietoihin voi lisätä liitteeksi (julkiset ja/tai sisäiset) videotiedostoja sekä Excel-taulukoita

• Tiedostojen suurin sallittu koko on 50 mb

• Tätä suuremmat tiedostot on linkitettävä jonkin ulkoisen palvelun kautta (esim. YouTube)

• Kohderyhmän kunta kertoo, minkä kunnan asukkaille palvelu on suunnattu.

• Listalle on lisätty lisää Uudenmaan kuntia valinnan “Muu Uudenmaan kunta” -valinnan alle: Askola, Hyvinkää, Inkoo, Järvenpää, Karkkila, Kauniainen, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Mäntsälä, Myrskylä, Nurmijärvi, Pornainen, Pukkila, Sipoo, Siuntio, Tuusula, Vihti

  • Hakusivulla palvelut löytyvät “Muu Uudenmaan kunta” -valinnan alta.

• Jos palveluun voi osallistua minkä tahansa kunnan asukas, valitse Kotikunnalla ei merkitystä.

• Suostumus-tiedon sanoitusta on päivitetty muotoon "Palveluun osallistuminen edellyttää asiakkaan suostumusta hänen henkilötietojensa luovuttamiseen. "​

• huom. jos checkboxia ei ole lomakkeella valittu, niin palvelukuvaukseen ei tule näkyviin mitään tekstiä, eli vain tilanteissa, joissa tarvitaan suostumus, tieto on näkyvillä. ​

• Palveluiden hallinnan vuoksi palveluntuottajan vastuupäivittäjä -tiedosta on tehty syöttölomakkeella pakollinen (aiemmin mikäli ei ollut määritetty, vastuu on ollut organisaation pääkäyttäjällä) 

• Vastuupäivittäjä näkee omat vastuupalvelut omalla listallaan 

• Vastuupäivittäjä saa palveluun liittyvät viestit ja ilmoitukset 

• Liitteitä voi nyt lisätä palveluihin! (Huom. Onnistuu vain yksi kerrallaan) 

• Kun liitteitä tarkastelee palvelun sivulla, ne aukeavat pääsääntöisesti uuteen välilehteen (riippuen formaatista, esim. Word-tiedostot latautuvat). 

• Liitteen lisääminen

  • Klikkaa kohdasta Liitteet ja linkit “Valitse tiedostot”.

  • Etsi haluttu tiedosto tietokoneeltasi ja valitse “Avaa”.

  • Tiedosto latautuu palvelun tietoihin. Voit poistaa liitteen valitsemalla “Poista”.

• Palvelun julkiset liitteet lisätään syöttölomakkeen 3-sivulla Asiakas/Customer-välilehdellä. Kunnassa voidaan lisätä asiantuntijoiden käyttöön sisäisiä liitteitä Specialist/Asiantuntija-välilehdellä.

• Kun käyttäjä tekee palvelun muokkauslomakkeella tilamuutoksen (valikkovalinta + “Tallenna” tai “Julkaise”/”Valmis julkaistavaksi”), hän saa vahvistusilmoituksen ponnahdusikkunassa.  

• Tilamuutoksen voi ponnahdusikkunassa vahvistaa (“Hyväksy”) tai peruuttaa (“Peruuta”). 

• Kohderyhmän iäksi valitaan “Kaikille työikäisille” -valinta, mikäli palvelussa ei ole rajattu osallistujien ikää tai täytetään täsmällinen osallistujien ikä minimi-ikä - maksimi-ikä -haitariin.  

• Haitarin ohje

  • Ikävuodesta: ikä alkaen (vuosina) 

  • Ikävuoteen: ikä asti (vuosina) 

• Syöttölomakkeella on ajoittain kohtia, joiden täyttämisen avuksi on annettu lisätietoja. Nämä kohdat on merkitty ?-symbolilla.​

• Lisätietolaatikko aukeaa, kun vie hiiren merkin päälle. Samalla tavalla laatikko myös poistuu näkyvistä, kun hiiren vie pois merkin päältä.

• Kun palvelu on ollut 2 kk vanhentunut-tilassa (Outdated), se siirtyy automaattisesti arkistoidusti (Archived)

• Tämän jälkeen palvelu ei näy enää organisaation palvelulistoilla eikä sitä voi palauttaa

• Palvelut, jotka palveluntuottaja on siirtänyt “valmis julkaistavaksi” -tilaan (“ready to publish”) näkyvät omana listanaan palveluiden hallintanäkymässä

• Nämä palvelut odottavat toimenpiteitä ennen julkaisua

• Kunnan käyttäjä tarkastaa ja täydentää tiedot (erit. työohjeiden osalta) ja julkaisee palvelun

• Vastuupalvelut-listauksessa näkyvät kaikki kunnan vastuupalvelut ml. kunnan omat palvelut

• Palveluntuottajien palvelut (ns. Kunnan vastuupalvelut) saa näkyviin käyttämällä “Service provider” -valintaa.  

• Valitse Subgroup type -valikosta “Service provider”

• ·Tuottamamme (osto)palvelut –lista on lista, jolla näytetään ne palvelut, joiden ylläpidosta organisaatio ei itse ole vastuussa, mutta joihin heidät on määritelty palveluntuottajaksi.

• Tällä listalla olevia palveluita organisaatio ei voi muokata, vaan niistä vastuullinen (palvelunjärjestäjä) hallinnoi palvelun tietoja.

• Lista näkyy hallintasivuilla Palvelut-välilehdellä muiden palveluiden alapuolella

• Listan tarkoitus on tuoda organisaatiolle näkyväksi ostopalveluina tuotetut palvelut, jotta jokaisen ei tarvitse tuottaa omaa palvelukuvausta vaan käytössä on yhteinen kuvaus.

• Lisäksi asiantuntija/omavalmentaja näkee, keitä palveluntuottajia palvelussa on.

• Jos palvelua ei enää ole (sitä ei järjestetä jne.), merkitse palvelu vanhentuneeksi hallintanäkymässä (tai muokkauslomakkeella ja valitse lopuksi “Tallenna”). 

• Ohje

  • Palveluhallinnassa voi merkitä palvelun vanhentuneeksi “Toiminnot”-valikon kautta 

  • Klikkaa toimenpidevalikosta vaihtoehtoa “Siirrä vanhentuneeksi” 

  • Valitse sen jälkeen haluatko merkitä kaikki kieliversiot vanhentuneiksi vai ainoastaan valitsemasi kieliversion. Vahvista valinta (“Vahvista”) tai peruuta muutos (“Peruuta”).

• Palvelu jää palveluiden hallintanäkymään 2 kuukauden ajaksi, jonka jälkeen se arkistoituu. Palvelua ei näy hakutuloksissa.

• Palveluita voi kokonaan poistaa ainoastaan ylläpidon toimesta.

• Oman organisaation palveluhallinnassa (välilehti “Services” tai “Vastuupalvelut”) on uusi sarake “Service has changes” 

• Sarakkeessa näkyy “julkaisemattomia muutoksia”, mikäli palveluun on tehty ja tallennettu muutoksia, joita ei ole vielä julkaistu (= palvelusta on uusi versio).

• ⁠Palveluista lähtevät tarkastusmuistutukset vastuupäivittäjille 4 kk välein.

• Palvelun "palveluntuottajan vastuupäivittäjä" saa muistutuksen tarkastaa palvelun tiedot säännöllisesti.

• Jos palvelu ei ole enää ajankohtainen, sen voi siirtää vanhentuneeksi 

• Jos palvelun tietoja ei päivitetä, palvelu siirtyy automaattisesti vanhentuneeksi (outdated) 6 kk kohdalla.  

Huom. Palveluiden tietoja voi päivittää koska tahansa – ilmoitukset on kytketty viimeiseen julkaisuajankohtaan

• Tallenna palveluntuottajalta saapuneita tarkastettavia ja heidän puoleltaan julkaisuvalmiita palveluita “valmis julkaistavaksi” -tilaan, jos haluat jatkaa niiden muokkaamista myöhemmin.

• Kun tallennat palvelun samaan tilaan eli “valmis julkaistavaksi” (ready to publish), palveluntuottaja näkee, että palvelu on edelleen tarkastuksessa.

• Aiemmin kuntakäyttäjältä on vaadittu pakollisena palvelun sisäisiä työ- ja prosessiohjeita tilamuutoksen tekemiseksi.

• Kunnan käyttäjä saa nyt ilmoituksen aina, kun palveluntuottaja siirtää palvelun “valmis julkaistavaksi” (ready to publish) -tilaan.

• Aiemmin ilmoitus on tullut vain ensikertaa julkaisuun menevistä palveluista eikä lainkaan palveluiden uusista versioista (uudelleen julkaisuun menevät palvelut)

• Uudelleen julkaistavaksi tulevat versiot näkyvät myös julkaisua odottavien palveluiden listoilla.

• Palveluntuottaja lähettää palvelun vastuulliseen kuntaan täydennettäväksi, tarkastettavaksi ja julkaistavaksi. 

• Palveluntuottajan vastuupäivittäjä saa ilmoituksen, kun palvelu on julkaistu Palvelumanuaalissa (siirretty tilaan “julkaistu” eli “published”).  

• Pääkäyttäjä voi hallinnoida oman organisaation käyttäjälistaa eli lisätä/poistaa käyttäjiä ja muokata käyttöoikeuksia

• Jos pääkäyttäjä yrittää poistaa käyttäjää, joka on merkittynä jonkin palvelun vastuupäivittäjäksi, järjestelmä ei salli käyttäjän poistoa

• Palveluiden vastuupäivittäjätiedot pitää muuttaa/päivittää uudelle henkilölle, jonka jälkeen poistaminen onnistuu

• Pääkäyttäjä saa sähköpostin ja näkee jatkuvasti hallintanäkymässä ne palvelut, joissa vastuupäivittäjä tietoa pitää korjata

• Vastuupäivittäjän käyttäjätili voi olla vanhentunut tai käyttäjä on poistunut

• Tieto pitää päivittää, jotta mm. ilmoitukset toimivat!  

• Pääkäyttäjä näkee organisaation käyttäjähallinnassa (Jäsenet-välilehti), onko käyttäjän tili suljettu vai voimassa

• Jos käyttäjätili on suljettu eli käyttäjän tila on “Suljettu”, käyttäjätili voidaan tarvittaessa avata ylläpidon toimesta. Laitathan tällöin viestiä osoitteeseen palvelumanuaali@hel.fi

• Käyttäjä voi siirtyä tarkastelemaan omia tietoja oikean yläkulman valikosta kohdasta “Oma käyttäjätilini”

• Omissa tiedoissa voidaan määrittää käyttäjän nimi, titteli, työnantaja, sivuston ensisijainen kieli, sähköpostiosoite ja salasana.

• Kun organisaatioryhmään kutsutaan uusi käyttäjä tai uusia käyttäjiä, on pakollisena valita käyttäjärooli 

• Rooleja ovat: pääkäyttäjä (group admin), editor (muokkaaja) sekä kunnissa myös expert (asiantuntija) 

• Huom. Jos kutsut usean käyttäjän kerrallaan ja valitset roolin, kaikille kutsutuille käyttäjille tulee sama valittu rooli. 

• Huom. Kunnassa asiantuntijaroolin käyttäjä voi myös olla pääkäyttäjä tai muokkaaja.