Palvelumanuaalin uudet muutokset
Tälle sivulle kootaan Palvelumanuaalin muutokset, jotka tehdään tuotannossa olevaan palveluun osoitteessa https://tyollisyys.palvelumanuaali.fi/.
- 1 1. Hakusivu
- 2 2. Palvelukuvaus
- 3 3. Navigaatio ja sisältösivut
- 4 4. Järjestelmän ilmoitukset ja käyttäjäviestit
- 5 5. Palveluiden syöttö-/muokkauslomake
- 6 6. Palveluiden hallintanäkymä
- 7 7. Julkaisuprosessi ja ilmoitukset
- 8 8. Käyttäjähallinta
- 9 9. Suosikit ja muut listat
- 10 10. Palvelun responsiivisuus mm. mobiilikäyttö
1. Hakusivu
Hakusivulta voi valita tuloksien tarkastelun suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi
Valinta näyttää ne palvelut, joista on järjestelmään lisätty suomen, ruotsin tai englannin kielinen kieliversio
Ohje:
Tee palveluiden haku hakusivulla. Valitse haluamasi kriteerit ja/tai käytä sanahakua.
Klikkaamalla haluamaasi kieltä, voit tarkastella tuloksia suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Hakusivulta löytyy jakolinkki-ikoni (kahle), jolla voi luoda suodatusta hausta jaettavan linkin
Toimintoa voi käyttää esimerkiksi asiakkaalle tietynlaisten palveluiden jakamiseksi.
Ohje:
Suodata esiin palvelut valitsemillasi kriteereillä.
Klikkaa jakolinkki-ikonia. Järjestelmä luo linkin hakutuloksiin.
Klikkaa ikonia uudestaan, niin saat kopioitua linkin leikepöydälle.
Kun vastaanottaja avaa linkin, se vie valmiiksi suodatetulle hakusivulle.
Palveluiden pääkategorioille on lisätty täsmällisemmät alakategoriat
Kategoriat valitaan “Palvelukategoria”-suodattimesta
Uusien alakategorioiden on tarkoitus antaa täsmällisempää tietoa palvelun tyypistä
Kategorioiden tarkemmat kuvaukset päivitetään Palvelumanuaaliin https://uusi.palvelumanuaali.fi/luokittelut-ja-selitteet -sivulle (Vain kirjautuneet käyttäjät)
Suosikkeja voi lisätä ja poistaa 💙 sydänikonista hakusivulla ja kuntasivuilla ns. palvelukorteista
Palvelukorteilla olevaa sydän-ikonia klikkaamalla suosikin voi lisätä suosikit-listalle tai poistaa siltä.
Filtterin nimi on muutettu muotoon “Maksullisuus”
Vaihtoehtoina ovat joko “Maksullinen” TAI “Maksuton”
Palveluita voi suodattaa ikäryhmän mukaan
16-30 -vuotiaat
31-54 -vuotiaat
55-70 -vuotiaat
Palvelun kieli -valikossa näkyvät vain ne kielet, joilla palveluita järjestetään (eivät kaikki järjestelmän mahdolliset kielet)
Huom. kun suodatat valikoimaa muilla kriteereillä, kielivalikko päivittyy osumien mukaan.
Hakusivu toimii dynaamisesti uusia valintoja tehdessä eli tulokset päivittyvät sitä mukaa kun valintoja/kriteerejä tehdään
Hakutuloksia voi järjestää valikosta osuvuuden, päivityspäivämäärän ja aakkosjärjestyksen mukaan
Haku osaa nyt hakea kaikista palvelun tekstisisällöistä. Aiemmin haku perustui vain otsikkoon ja lyhyeen kuvaukseen, nyt indeksointi on päivitetty.
Huom. katkaistuilla sanoilla hakeminen ei toimi vielä täysin! Tekstipätkän tulee olla osa termin alkuosaa, esim. Bioanalyytikon pätevöitymisopinnot: “bioanalyyti” antaa tuloksia, mutta “analyytik” ei.
Hakukentässä on ruksi, jolla voi tyhjentää avoimen hakukentän. “Tyhjennä valinnat” tyhjentää valitut suodattimet.
Kun valitset samaan suodattimeen usean vaihtoehdon, valintakentässä näkyy ensimmäinen valinta sekä lisävalintojen lukumäärä.
Valittujen suodattimien kohdalla näkyy pudotusvalikossa check-merkki. Poista suodatin klikkaamalla valintaa uudelleen.
Hakusivulla hakutuloksia suodattaessa näkyy kuinka monta palvelukuvausta kullakin käyttöliittymäkielellä löytyy.
Käyttäjä voi tarkastella valintaa vaihtamalla eri kielisiä palvelukuvauksia ilman, että hänen tarvitsee vaihtaa käyttöliittymän kieltä. Näin koko palvelutarjonta on helposti käyttäjän nähtävissä, vaikkei kaikista palveluista olisikaan käännöstä olemassa.
2. Palvelukuvaus
Palvelun sivulla on sivupalkissa printteri-ikoni, jota klikkaamalla palvelusta voi tallentaa tai tulostaa pdf-version
ikoni löytyy sekä asiakkaan kuvauksesta että asiantuntijan työohjeesta
Pdf-tallennukseen/-tulostukseen voi käyttää myös Ctrl+P -painikeyhdistelmää tai verkkoselaimen tulostustoimintoa, tulosteeseen tulee Palvelumanuaalin mukainen ulkoasu
Lokakuu 2024: Pdf-tulosteeseen on tehty päivityksiä tietojen näyttämisen osalta.
Palvelun sivulla näkyy työllisyyspalveluiden asiantuntijalle kaksi välilehteä: Asiakasnäkymä ja Työohje
Välilehdet seuraavat mukana, kun käyttäjä selaa sivua ylös/alas
Huom. Työohje-välilehti näkyy vain työllisyyspalveluiden työntekijöille
Palvelun sivulla näkyy työllisyyspalveluiden asiantuntijalle kaksi välilehteä: Asiakasnäkymä ja Työohje
Asiakasnäkymä on julkinen ja näkyy myös kirjautumattomalle käyttäjälle
Työohje sisältää ohjeet työntekijälle asiakasohjauksen toteuttamiseksi
Palvelun tietoihin on merkitty, että palvelu sisältää suostumuskäytänteitä ja palveluun osallistuessa asiakkaan henkilötietoja käsitellään. Asiakas näkee tiedon sisältölaatikossa.
Lisätyt videot näkyvät liitelistalla, kuten muutkin tiedostot/liitteet
Toistaiseksi videot aukeavat uuteen välilehteen (myöhemmin muun sisällön päälle soittimessa)
Jos palvelulle ei ole määritetty erillistä järjestämispaikkaa, näkyy aika- ja paikkatiedoissa “Toimipaikkaa ei ole määritetty”
Palvelulle voi lisätä maksullisuuteen liittyvät lisätiedot myös silloin, kun palvelu on maksuton
Palvelun kohderyhmätiedot näkyvät sekä kirjautumattomille että kirjautuneille käyttäjille
Palvelunjärjestäjä on organisaatio, joka järjestää/tuottaa palvelua ja hallinnoi sen tietoja Palvelumanuaalissa
Palvelunjärjestäjän tieto näkyy palvelukuvauksessa palvelun nimen yläpuolella sekä palvelukuvauksen oikeassa laidassa kohdassa “Lisätiedot”
3. Navigaatio ja sisältösivut
Pavelumanuaalin etusivulla voi käyttää Työnhaun tilanne -laatikoita
Työnhaun tilanne -sivuilla voi saada lisätietoa kustakin tilanteesta ja tarkastella tilanteeseen sopivia palveluita
Haluan löytää työpaikan
CV:ni ja työhakemukseni kaipaavat päivitystä
Haluan oppia kieltä ja löytää työn Suomesta
Olen alle 30-vuotias työnhakija
Olen yli 55-vuotias työnhakija
Tarvitsen lisäkoulutusta työllistyäkseni
Haluan vaihtaa alaa
Minulla ei ole ammatillista koulutusta
Pohdin yrittäjyyttä
Tarvitsen apua työkyvyn tueksi
En tiedä mitä haluan
Olen työnantaja
Kirjautuminen siirretään Työllisyyspalveluiden henkilöstölle sekä Palveluntuottajalle -sivujen alle
Valinta siirretään, jotta esim. henkilöasiakkaat eivät luule, että heidän kuuluu kirjautua järjestelmään
Kirjautumisen jälkeen käyttäjälle näkyy enemmän otsikkolinkkejä ja sivuston muita sisältöjä
Sisäänkirjautumisen jälkeen käyttäjähallinta, jonka kautta uloskirjautuminen tehdään, siirtyy navigaation ylätasolle.
Päänavigaatio on siirretty sivuston yläreunaan
Sisällöt mahtuvat paremmin ja navigointi sivustolla on selkeämpää
Navigaation otsakkeet näkyvät sen mukaan, mihin kirjautumattomalla/kirjautuneella käyttäjällä on käyttöoikeudet
Otsikot siirtyvät kahteen riviin näytön koon ollessa kapeampi
Yläpalkin hakukenttää klikkaamalla aukeaa laatikko, jonka alaosassa on linkki hakusivulle
Tarkoitus on helpottaa hakusivulle siirtymistä (uusi.palvelumanuaali.fi/haku)
Käyttäjä voi siirtyä vasemman reunan valikosta tarkastelemaan oman alueen asiakkaille sopivaa palvelutarjontaa
Kuntasivuille on koottu ne palvelut, joihin kuntalainen voi osallistua
Palvelut näkyvät ruudukkona ja valikoimaa voi suodattaa palvelukategorioiden avulla
Eri käyttäjäryhmien ohjeet ja oppaat löytyvät osoitteesta https://uusi.palvelumanuaali.fi/ohjeet-ja-oppaat (huom. vain kirjautuneille käyttäjille)
Ohjeet ja oppaat päivittyvät säännöllisesti ja sivulta löydät aina viimeisimmän käytön ohjeistuksen
Huom. Pääset katselemaan vain oman käyttäjäryhmäsi sisältöjä!
Jos organisaatioosi tulee uusi käyttäjä, hän löytää tietoa palvelusta ja sen käytöstä sivulta: https://uusi.palvelumanuaali.fi/uudelle-kayttajalle (vaatii kirjautumisen)
Sisältösivuilla voidaan näyttää kuvallisia linkkinostolaatikoita, palvelunostoja, joita voi suodattaa asiakkaan kotikunnalla, pikalinkkilaatikoita, tiedostoja ja tekstisisältöä.
Sisältösivujen murupolku syntyy navigaation hierarkian pohjalta
4. Järjestelmän ilmoitukset ja käyttäjäviestit
Sivustolla on otettu käyttöön evästeetön seuranta eli seurantaevästeet ovat pois käytöstä
Kaikki kävijädata on ilman tunnistetietoa
Välttämättömät evästeet ovat käytössä, koska muuten sivustoa ei voi käyttää
Lisää evästeistä voit lukea: https://uusi.palvelumanuaali.fi/evasteet
Palvelumanuaalissa voi tästä lähin olla käytössä sivustonlaajuisia ilmoitusikkunoita, joissa ilmoitetaan esimerkiksi järjestelmän käyttökatkoista
Ilmoitusikkunan voi sulkea ruksista eikä ilmoitus tule saman istunnon aikana enää uudestaan näkyviin
Sivuston alareunaan tulee käyttäjälle evästebanneri.
Voit valita “Hyväksy kaikki” tai “Hyväksy vain välttämättömät”
Käytännössä välttämättömät evästeet kerätään joka tapauksessa, koska muuten sivustoa ei voi käyttää
Lisää evästeistä voit lukea: https://uusi.palvelumanuaali.fi/evasteet
5. Palveluiden syöttö-/muokkauslomake
Syöttölomakkeen 2-sivulla lisätään palvelulle toimipiste, jossa palvelu järjestetään sekä ajankohta, milloin palvelua järjestetään
Toimipaikka valitaan listalta selaamalla tai hakemalla toimipisteen nimellä tai osoitteella
Toimipaikalle voi syöttää erilliset lisätiedot esim. saapumiseen tai sijaintiin liittyen (valinnainen)
Lisäksi valitaan, millä kielellä palvelua saa kyseisessä toimipaikassa (valinnainen)
Ajankohdan valinta on pakollinen ja siinä määritetään järjestämisen ajankohdat ja toistuvuus
Palvelulle annetaan vähintään yksi aloitus- ja päättymisajankohta ellei “Palvelun ajankohta sovitaan erikseen” tai “Palvelu on toistaiseksi jatkuva” ole valittuna.
Toimipaikkoja voi lisätä useita valitsemalla “Lisää uusi paikka ja aika” -painiketta
Vaihtoehtoja ovat
Palvelun ajankohta sovitaan erikseen
Palvelua järjestetään erikseen sovittavina ajankohtina, esim. monet yksilöpalvelut
Palvelulle ei anneta ajankohta-tietoa, mutta lisätiedot voi tarvittaessa kuvata tekstikenttään
Palvelulla on alkamis- ja päättymisajankohta: Palvelua järjestetään tietyllä aikavälillä, tiettyinä ajankohtina, esim. kurssimuotoiset palvelut
Palvelu on toistaiseksi jatkuva (ei alkamis- ja päättymispäivää): Palvelu voi olla luonteeltaan jatkuvaa, esim. kunnan neuvontapalvelut
Palvelulla on yksittäisiä toteutusajankohtia: Palvelua järjestetään epäsäännöllisesti ja/tai sillä on hajanaisia järjestämisajankohtia, esim. työpajamuotoiset palvelut
Ajankohdalle voi syöttää erilliset lisätiedot (valinnainen)
Palveluiden muokkauslomakkeella on erilaisia kenttiä, joita voi ruksia painamalla poistaa.
Aiemmin poisto on pitänyt lomakkeella vahvistaa. Nyt poiston vahvistaminen on poistettu, joten olethan huolellinen kun poistat rivejä. Jos poisto oli virheellinen, tieto on syötettävä uudelleen.
Rivien poiston voi tehdä seuraavissa tiedoissa: kieli ja kielitaitotaso, julkiset ja sisäiset yhteystiedot, toimipaikka ja ajankohta, liitteet, linkit sekä kuntakohtaiset ohjauksen ja poikkeustilanteiden ohjeet (vain kunnassa!)
Syöttölomakkeella lisätyt tiedot näkyvät samassa järjestyksessä palvelukuvauksessa ja työohjeessa
Syöttölomakkeen sivua voi vaihtaa yläreunan sivunumeroja painelemalla tai alareunan edellinen/seuraava-painikkeiden avulla.
Palvelulle määritetään muokkauslomakkeella “Palvelukategoria”
Kategoriaksi voi valita useamman vaihtoehdon kuitenkin vähintään yhden (pakollinen tieto)
Palvelun kieli määritetään palvelun perustiedoissa lomakkeen 1-sivulla (pakollinen tieto)
Valitse palvelun järjestämiskieli/-kielet. Huom! Yhden kielen voi valita vain kerran.
Valitse alin mahdollinen kielitaitotaso, jolla palveluun voi kyseisellä kielellä osallistua.
Toimipistekohtaisesti kielet voi edelleen lisätä myös toimipaikan yhteydestä
Toimipisteen yhteydessä lisätään myös palvelulle tarvittava kielitaitotaso
Huom. Toimipisteeseen lisätty kieli ei siirry automaattisesti palvelun kielitietoon!
Kielen lisääminen toimipistekohtaisesti tapahtuu muokkauslomakkeen 2-sivulla:
Palvelukuvauksessa kielitieto näkyy perustiedoissa sekä toimipisteen yhteydessä (jos lisätty molempiin)
Palvelun tietoihin voi lisätä liitteeksi (julkiset ja/tai sisäiset) videotiedostoja sekä Excel-taulukoita
Tiedostojen suurin sallittu koko on 50 mb
Tätä suuremmat tiedostot on linkitettävä jonkin ulkoisen palvelun kautta (esim. YouTube)
Kohderyhmän kunta kertoo, minkä kunnan asukkaille palvelu on suunnattu.
Listalle on lisätty lisää Uudenmaan kuntia valinnan “Muu Uudenmaan kunta” -valinnan alle: Askola, Hyvinkää, Inkoo, Järvenpää, Karkkila, Kauniainen, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Mäntsälä, Myrskylä, Nurmijärvi, Pornainen, Pukkila, Sipoo, Siuntio, Tuusula, Vihti
Hakusivulla palvelut löytyvät “Muu Uudenmaan kunta” -valinnan alta.
Jos palveluun voi osallistua minkä tahansa kunnan asukas, valitse Kotikunnalla ei merkitystä.
Suostumus-tiedon sanoitusta on päivitetty muotoon "Palveluun osallistuminen edellyttää asiakkaan suostumusta hänen henkilötietojensa luovuttamiseen. "
huom. jos checkboxia ei ole lomakkeella valittu, niin palvelukuvaukseen ei tule näkyviin mitään tekstiä, eli vain tilanteissa, joissa tarvitaan suostumus, tieto on näkyvillä.
Palveluiden hallinnan vuoksi palveluntuottajan vastuupäivittäjä -tiedosta on tehty syöttölomakkeella pakollinen (aiemmin mikäli ei ollut määritetty, vastuu on ollut organisaation pääkäyttäjällä)
Vastuupäivittäjä näkee omat vastuupalvelut omalla listallaan
Vastuupäivittäjä saa palveluun liittyvät viestit ja ilmoitukset
Liitteitä voi nyt lisätä palveluihin! (Huom. Onnistuu vain yksi kerrallaan)
Kun liitteitä tarkastelee palvelun sivulla, ne aukeavat pääsääntöisesti uuteen välilehteen (riippuen formaatista, esim. Word-tiedostot latautuvat).
Liitteen lisääminen
Klikkaa kohdasta Liitteet ja linkit “Valitse tiedostot”.
Etsi haluttu tiedosto tietokoneeltasi ja valitse “Avaa”.
Tiedosto latautuu palvelun tietoihin. Voit poistaa liitteen valitsemalla “Poista”.
Palvelun julkiset liitteet lisätään syöttölomakkeen 3-sivulla Asiakas/Customer-välilehdellä. Kunnassa voidaan lisätä asiantuntijoiden käyttöön sisäisiä liitteitä Specialist/Asiantuntija-välilehdellä.
Kun käyttäjä tekee palvelun muokkauslomakkeella tilamuutoksen (valikkovalinta + “Tallenna” tai “Julkaise”/”Valmis julkaistavaksi”), hän saa vahvistusilmoituksen ponnahdusikkunassa.
Tilamuutoksen voi ponnahdusikkunassa vahvistaa (“Hyväksy”) tai peruuttaa (“Peruuta”).
Kohderyhmän iäksi valitaan “Kaikille työikäisille” -valinta, mikäli palvelussa ei ole rajattu osallistujien ikää tai täytetään täsmällinen osallistujien ikä minimi-ikä - maksimi-ikä -haitariin.
Haitarin ohje
Ikävuodesta: ikä alkaen (vuosina)
Ikävuoteen: ikä asti (vuosina)
“Tutustu myös näihin palveluihin”-listaus näyttää Palvelumanuaalissa julkaistut palvelut, jotka voi linkittää osaksi palvelukuvausta. Käyttäjä näkee tiedot julkaistun palvelukuvauksen alareunassa ja voi niiden avulla tutustua palveluihin
Syöttölomakkeella on ajoittain kohtia, joiden täyttämisen avuksi on annettu lisätietoja. Nämä kohdat on merkitty ?-symbolilla.
Lisätietolaatikko aukeaa, kun vie hiiren merkin päälle. Samalla tavalla laatikko myös poistuu näkyvistä, kun hiiren vie pois merkin päältä.
6. Palveluiden hallintanäkymä
Listat
Oman organisaation hallintanäkymässä Palvelut- ja Vastuupalvelut (huom. vain kunnissa)-listoilla on uusi sarake nimeltä “ID”
Kun palveluita järjestää klikkaamalla ID-sarakkeen otsaketta/nuolta, palvelut järjestyvät listalle Id:n perustella
Saman palvelun eri kieliversioilla on sama ID, joten olemassa olevien kieliversioiden tunnistaminen on sarakkeen avulla helpompaa
Julkaisua odottavat palvelut -listalla näkyvät ne palvelut, jotka ovat “valmis julkaistavaksi” -tilassa eli odottavat (kunnan) julkaisua (= siirtoa “julkaistu” -tilaan)
Kunnan pääkäyttäjät näkevät listan Hallinta ja ylläpito -sivulla
huom. lista näkyy myös kaikille sisällöntuottajille organisaation Katsele-välilehdellä (kts. kuva)
Listalla on palvelun nimi, organisaatio sekä tieto siitä, kuinka kauan palvelu on ollut “valmis julkaistavaksi” -tilassa (päivien lukumäärä) (huom tietojen näkymistä korjataan!)
tulossa myös tieto, mikäli kunnan vastuupäivittäjä on määrittämättä
Listan tarkoitus on seurata, että kunnat pysyvät sovitussa julkaisun aikataulussa, joka on uusien palveluiden osalta max. 4 viikkoa ja aiemmin julkaistujen palvelujen osalta max. 2 viikkoa
Listalla lukee “ei julkaisua odottavia palveluita”, mikäli julkaisua odottavia palveluita ei ole
Organisaation hallintanäkymään on lisätty “Historiatiedot”-välilehti, jota pääkäyttäjät voivat tarkastella
Näkymässä näkyvät sekä organisaation omien että (kunnan) vastuupalveluiden julkaisutiedot
Palvelun nimi
Edellinen tila (luonnos tai valmis julkaistavaksi)
Edellisen tilan päivämäärä
Julkaisupäivämäärä
Kielikoodi (fi, sv, en)
Päivät julkaisuun (eli kuinka kauan palvelu oli aiemmassa tilassa ennen kuin se julkaistiin)
Näkymää käytetään palveluiden päivitysten seurantaan ja varmistamaan mm. että sisällöntuoton henkilöstöllä on riittävä resurssi ja päivitysten/julkaisujen aikataulu pysyy sille asetetuissa tavoitteissa
Omat vastuupalvelut -listalle on lisätty samat toiminnallisuudet kuin esim. organisaation Palvelut-sivulla
palveluiden suodattaminen tilan mukaan
palveluiden hakeminen palvelun nimellä
palveluiden järjestäminen otsakkeen nuolen avulla
Toiminnot-sarake, josta klikkaamalla “muokkaa” pääsee suoraan palvelun muokkausnäkymään
Muutos on tehty, koska tämä Omat vastuupalvelut -lista on tärkeä sisällöntuottajien työväline
Omat vastuupalvelut -lista sijaitsee käyttäjän /hallinta-ja-yllapito -sivulla
Kun palvelut ovat olleet 2kk vanhentuneina ne siirtyvät arkistoitu-tilaan
Arkistoidut palvelut eivät oletuksena näy hallintalistalla
Arkistoidut palvelut saa näkyviin Muokkaustila-valikosta valitsemalla Archived
Arkistoituja palveluita ei pysty muokkaamaan
Organisaation pääkäyttäjälle näkyy palveluhallinnassa välilehti “Puuttuvat vastuupäivittäjät”
Listalla näkyvät ne organisaation palvelut, joissa vastuupäivittäjätieto pitää päivittää
esim. Vastuupäivittäjätieto voi puuttua kokonaan tai vastuupäivittäjäksi merkityn käyttäjän tili on saattanut vanhentua
Kentässä on selite siihen, mikä tieto on korjattava (punainen teksti)
Tieto pitää päivittää pikimmiten, koska vastuupäivittäjä saa kaikki palveluun liittyvät järjestelmäilmoitukset ja -muistutukset.
Palvelulistauksia voi järjestää vastuupäivittäjän nimen perusteella aakkosjärjestykseen A-Z ja Z-A
sis. sarakkeet: palveluntuottajan vastuupäivittäjä ja kunnan vastuupäivittäjä (kunnassa käytössä)
Listoja voi järjestää otsakkeen väkästä painamalla
Kun palvelu on ollut 2 kk vanhentunut-tilassa (Outdated), se siirtyy automaattisesti arkistoidusti (Archived)
Tämän jälkeen palvelu ei näy enää oletuksena organisaation palvelulistoilla (tulossa toukokuu!)
Palvelun saa näkyviin “muokkaustila”-valikosta valitsemalla Arkistoitu (tulossa toukokuu!)
Palvelut, jotka palveluntuottaja on siirtänyt “valmis julkaistavaksi” -tilaan (“ready to publish”) näkyvät omana listanaan palveluiden hallintanäkymässä
Nämä palvelut odottavat toimenpiteitä ennen julkaisua
Kunnan käyttäjä tarkastaa ja täydentää tiedot (erit. työohjeiden osalta) ja julkaisee palvelun
Vastuupalvelut-listauksessa näkyvät kaikki kunnan vastuupalvelut ml. kunnan omat palvelut
Palveluntuottajien palvelut (ns. Kunnan vastuupalvelut) saa näkyviin käyttämällä “Service provider” -valintaa.
Valitse Subgroup type -valikosta “Service provider”
Kuntien palveluntuottaja-välilehdellä näkyy vain ne ko kunnan vastuulla olevat palveluntuottajaryhmät, jotka ovat aktiivisia. Arkistoituneet ryhmät eivät näy listalla.
·Tuottamamme (osto)palvelut –lista on lista, jolla näytetään ne palvelut, joiden ylläpidosta organisaatio ei itse ole vastuussa, mutta joihin heidät on määritelty palveluntuottajaksi.
Tällä listalla olevia palveluita organisaatio ei voi muokata, vaan niistä vastuullinen (palvelunjärjestäjä) hallinnoi palvelun tietoja.
Lista näkyy hallintasivuilla Palvelut-välilehdellä muiden palveluiden alapuolella
Listan tarkoitus on tuoda organisaatiolle näkyväksi ostopalveluina tuotetut palvelut, jotta jokaisen ei tarvitse tuottaa omaa palvelukuvausta vaan käytössä on yhteinen kuvaus.
Lisäksi asiantuntija/omavalmentaja näkee, keitä palveluntuottajia palvelussa on.
Tilamuutokset
Organisaation pääkäyttäjät näkevät omalla välilehdellä palveluiden julkaisun keston
Jokainen “julkaisuputki” näkyy omalla rivillään eli palveluiden tullessa uudestaan julkaisuun (valmis julkaistavaksi / ready to publish), sille syntyy uusi rivi → näin voidaan seurata jokaista julkaisun kestoa itsenäisesti
Päivät julkaisuun -sarake kertoo, kuinka kauan palvelu on ollut valmis julkaistavaksi -tilassa, ennen siirtymistä julkaistu-tilaan.
Näkymässä seurataan, pysyvätkö vastuukunnat julkaisemiseen liittyvissä palvelulupauksissaan (1-3 viikkoa tapauksesta riippuen)
Jos palvelua ei enää ole (sitä ei järjestetä jne.), merkitse palvelu vanhentuneeksi hallintanäkymässä (tai muokkauslomakkeella ja valitse lopuksi “Tallenna”).
Ohje
Palveluhallinnassa voi merkitä palvelun vanhentuneeksi “Toiminnot”-valikon kautta
Klikkaa toimenpidevalikosta vaihtoehtoa “Siirrä vanhentuneeksi”
Valitse sen jälkeen haluatko merkitä kaikki kieliversiot vanhentuneiksi vai ainoastaan valitsemasi kieliversion. Vahvista valinta (“Vahvista”) tai peruuta muutos (“Peruuta”).
Palvelu jää palveluiden hallintanäkymään 2 kuukauden ajaksi, jonka jälkeen se arkistoituu. Palvelua ei näy hakutuloksissa.
Palveluita voi kokonaan poistaa ainoastaan ylläpidon toimesta.
Oman organisaation palveluhallinnassa (välilehti “Services” tai “Vastuupalvelut”) on uusi sarake “Service has changes”
Sarakkeessa näkyy “julkaisemattomia muutoksia”, mikäli palveluun on tehty ja tallennettu muutoksia, joita ei ole vielä julkaistu (= palvelusta on uusi versio).
7. Julkaisuprosessi ja ilmoitukset
Palveluiden päällekkäinen muokkaaminen on estetty (content lock) eli käyttäjät eivät voi samanaikaisesti muuttaa palvelun sisältöjä syöttölomakkeella
Mikäli toinen käyttäjä on muokkaamassa sisältöä, muokkauslomakkeella näkyy viesti joka ilmoittaa sisällön olevan lukittuna ja lomakkeen kentät näkyvät harmaina eikä niitä voi klikata
Jotta palvelun lukitus aukeaa ja muokkausoikeus vapautuu, täytyy käyttäjän, jolla palvelu on muokattavana joko
tallentaa palvelu (muokkaustilalla ei merkitystä eli voidaan tallentaa ‘luonnos’, ‘valmis julkaistavaksi’, ‘julkaistu’ (huom. vain käyttäjät, joilla on julkaisuoikeus) tai ‘vanhentunut’)
vapauttaa lukitus valitsemalla “Avaa lukitus”
huom. lukituksen avaaminen pitää vahvistaa erillisessä näkymässä
Sisältö vapautuu automaattisesti kahden tunnin (120 min) jälkeen, ellei sitä erikseen vapauteta/tallenneta
Sisällöntuottaja voi vertailla palvelun eri versioita versionhallinnassa
Versionhallintaan pääsee palvelukuvauksen hallintariviltä kohdasta “Versiot”
Siirry palvelun sivulle ja valitse valintariviltä “Versiot”
Valitse versiot, joita haluat vertailla
Tarkastele tehtyjä muutoksia palvelusta
Huom. Kunnan käyttäjä voi tarkastella myös työohjeeseen tehtyjä muutoksia
Poistetut tiedot näkyvät punaisella ja lisätyt tiedot vihreällä
Tietoja voi tarkastella myös kenttäkohtaisesti valitsemalla “Split fields” ulkoasu-valikosta
Huom. toiminnallisuutta kehitetään kevään 2025 aikana jotta versioiden vertailu olisi helpompaa.
Palveluista lähtevät tarkastusmuistutukset vastuupäivittäjille 4 kk välein.
Palvelun "palveluntuottajan vastuupäivittäjä" saa muistutuksen tarkastaa palvelun tiedot säännöllisesti.
Jos palvelu ei ole enää ajankohtainen, sen voi siirtää vanhentuneeksi
Jos palvelun tietoja ei päivitetä, palvelu siirtyy automaattisesti vanhentuneeksi (outdated) 6 kk kohdalla.
Huom. Palveluiden tietoja voi päivittää koska tahansa – ilmoitukset on kytketty viimeiseen julkaisuajankohtaan
Mikäli julkaistusta palvelusta puuttuu vastuupäivittäjä, lähtee tästä viesti pääkäyttäjälle (
Tallenna palveluntuottajalta saapuneita tarkastettavia ja heidän puoleltaan julkaisuvalmiita palveluita “valmis julkaistavaksi” -tilaan, jos haluat jatkaa niiden muokkaamista myöhemmin.
Kun tallennat palvelun samaan tilaan eli “valmis julkaistavaksi” (ready to publish), palveluntuottaja näkee, että palvelu on edelleen tarkastuksessa.
Aiemmin kuntakäyttäjältä on vaadittu pakollisena palvelun sisäisiä työ- ja prosessiohjeita tilamuutoksen tekemiseksi.
Kunnan käyttäjä saa nyt ilmoituksen aina, kun palveluntuottaja siirtää palvelun “valmis julkaistavaksi” (ready to publish) -tilaan.
Aiemmin ilmoitus on tullut vain ensikertaa julkaisuun menevistä palveluista eikä lainkaan palveluiden uusista versioista (uudelleen julkaisuun menevät palvelut)
Uudelleen julkaistavaksi tulevat versiot näkyvät myös julkaisua odottavien palveluiden listoilla.
Palveluntuottaja lähettää palvelun vastuulliseen kuntaan täydennettäväksi, tarkastettavaksi ja julkaistavaksi.
Palveluntuottajan vastuupäivittäjä saa ilmoituksen, kun palvelu on julkaistu Palvelumanuaalissa (siirretty tilaan “julkaistu” eli “published”).
8. Käyttäjähallinta
Käyttäjätilit vanhentuvat käyttäjän epäaktiivisuuden vuoksi 6 kuukauden jälkeen
Käyttäjä saa ilmoituksia seuraavasti:
1. ilmoitus käyttäjätilin vanhenemisesta 165 pv kohdalla (5,5 kk)
2. ilmoitus käyttäjätilin vanhenemisesta 178 pv kohdalla (5 kk 28 pv)
tilin deaktivoiminen ja sulkemisviesti 180 pv kohdalla
Käyttäjätilin tiedot anonymisoidaan 30 pv käyttäjätilin sulkeutumisen jälkeen
Käyttäjätilit voidaan sulkea pääkäyttäjän/ylläpidon toimesta tai ne voivat vanhentua itsestään käyttäjän epäaktiivisuuden vuoksi
Käyttäjätilin tiedot anonymisoidaan 30 pv käyttäjätilin sulkeutumisen jälkeen
Sisällöt, joihin käyttäjä on referoitu anonymisoidaan (esim. vastuupäivittäjätieto)
Pääkäyttäjä voi hallinnoida oman organisaation käyttäjälistaa eli lisätä/poistaa käyttäjiä ja muokata käyttöoikeuksia
Jos pääkäyttäjä yrittää poistaa käyttäjää, joka on merkittynä jonkin palvelun vastuupäivittäjäksi, järjestelmä ei salli käyttäjän poistoa
Palveluiden vastuupäivittäjätiedot pitää muuttaa/päivittää uudelle henkilölle, jonka jälkeen poistaminen onnistuu
Pääkäyttäjä saa sähköpostin ja näkee jatkuvasti hallintanäkymässä ne palvelut, joissa vastuupäivittäjä tietoa pitää korjata
Vastuupäivittäjän käyttäjätili voi olla vanhentunut tai käyttäjä on poistunut
Tieto pitää päivittää, jotta mm. ilmoitukset toimivat!
Pääkäyttäjä näkee organisaation käyttäjähallinnassa (Jäsenet-välilehti), onko käyttäjän tili suljettu vai voimassa
Jos käyttäjätili on suljettu eli käyttäjän tila on “Suljettu”, käyttäjätili voidaan tarvittaessa avata ylläpidon toimesta. Laitathan tällöin viestiä osoitteeseen palvelumanuaali@hel.fi
Ryhmän pääkäyttäjä tai käyttäjä itse ei pysty poistamaan roolia kokonaan. Roolia voi muuttaa, mutta kaikilla käyttäjillä tulee olla vähintään yksi rooli.
Käyttäjä voi siirtyä tarkastelemaan omia tietoja oikean yläkulman valikosta kohdasta “Oma käyttäjätilini”
Omissa tiedoissa voidaan määrittää käyttäjän nimi, titteli, työnantaja, sivuston ensisijainen kieli, sähköpostiosoite ja salasana.
Kun organisaatioryhmään kutsutaan uusi käyttäjä tai uusia käyttäjiä, on pakollisena valita käyttäjärooli
Rooleja ovat: pääkäyttäjä (group admin), editor (muokkaaja) sekä kunnissa myös expert (asiantuntija)
Huom. Jos kutsut usean käyttäjän kerrallaan ja valitset roolin, kaikille kutsutuille käyttäjille tulee sama valittu rooli.
Huom. Kunnassa asiantuntijaroolin käyttäjä voi myös olla pääkäyttäjä tai muokkaaja.
9. Suosikit ja muut listat
Jokaisella käyttäjällä on Suosikit-lista, johon voi tallentaa itselleen mielenkiintoisia tai tärkeitä palveluita. Suosikit-lista toimii jokaisella käyttäjällä osoitteessa Suosikit | Työllisyyspalveluiden Palvelumanuaali ja siihen pääsee navigoimaan Palvelumanuaalin yläbannerin kautta kohdasta “Suosikit”
Lisäksi kirjautuvilla käyttäjillä on käytössään Viimeksi lisätyt suosikit, Viimeksi katsotut sekä Viimeksi päivitetty -listaukset. Listaukset löytyvät /henkilostolle ja /palveluntuottajalle -sivuilta.
Kirjautuvalle käyttäjälle on käytössä Viimeksi lisätyt suosikit, Viimeksi katsotut sekä Viimeksi päivitetty -listaukset
Listaukset siirtyvät etusivulta (/etusivu) Työllisyyspalveluiden henkilöstölle (/henkilostolle) sekä Palveluntuottajalle (/palveluntuottajalle) -sivuille
huom. listaukset näkyvät vasta kirjautumisen jälkeen
Käyttäjä voi poistaa palveluita omalta Suosikit-listalta klikkaamalla palvelukortissa olevaa sydäntä
Järjestelmä antaa ilmoitusikkunan, jossa poiston voi vahvistaa tai peruuttaa
Palveluita tarkastellaan pienempinä ruutuina listalla, jotta käyttäjä näkee useamman palvelun kerralla (aiemmin listamuodossa)
Kortilla näkyy: Palvelun järjestäjä, palvelun nimi, palvelun lyhyt kuvaus, palvelun järjestämiskieli, palvelun maksullisuustieto
Suosikit-sivulla palveluita myös järjestää aakkosjärjestykseen tai päivityspäivämäärän mukaan