Palvelumanuaalin yhteinen käyttöohje
- 1 Pääsy ja kirjautuminen
- 2 Käyttäjähallinta ja käyttäjätiedot
- 3 Organisaatiohallinta ja organisaatiotiedot
- 4 Palveluiden hallintatiedot
- 5 Yleistoiminnot
- 5.1 Etusivut
- 5.2 Hakutoiminto
- 5.3 Omat Suosikit
- 5.4 Tulossa:
- 5.5 Tulosta PDF
- 5.6 Luo linkki hakutuloksista
- 5.7 Tietosuoja ja rekisteriseloste
- 5.8 Saavutettavuustiedot
- 6 Palveluiden tiedot
Pääsy ja kirjautuminen
Miten pääsen Palvelumanuaaliin?
Palvelumanuaali löytyy osoitteesta https://tyollisyys.palvelumanuaali.fi/. Tunnukset Palvelumanuaaliin saat oman organisaatiosi pääkäyttäjältä. Pääkäyttäjän tehtävä on organisaation käyttäjähallinta.
Pääkäyttäjä kutsuu organisaation uuden käyttäjän Palvelumanuaaliin sähköpostitse ja määrittelee heille tässä yhteydessä sopivan käyttöoikeuden (pääkäyttäjä, muokkaaja tai asiantuntija).
Huom! Palveluun voivat kirjautua vain työllisyyspalveluiden henkilöstö sekä Palvelumanuaalista löytyvien palveluiden tuottajaorganisaatioiden käyttäjät.
Palvelumanuaalin käyttöönotto
Kun sinulle on luotu käyttäjätili, saat sen aktivointia varten sähköpostiisi linkin. Kertakirjautumislinkin kautta pääset asettamaan tilillesi salasanan ja ottamaan Palvelumanuaaliin käyttöösi. Kertakirjautumiseen tarkoitettu linkki on voimassa 7 vrk. Kun käyttäjätili on aktivoitu, voit aloittaa Palvelumanuaalin käytön
Etkö tiedä kuka on organisaatiosi pääkäyttäjä?
Voit tiedustella oman organisaatiosi pääkäyttäjätietoa sähköpostitse Palvelumanuaalin yleistuesta osoitteesta palvelumanuaali@hel.fi. Pääkäyttäjä myöntää omassa organisaatiossa tunnukset henkilöille, joilla on työnsä puolesta velvollisuus päästä muokkaamaan palveluiden tietoja. Aktiivisten palveluiden julkisia tietoja voit tarkastella ilman kirjautumista.
Kirjautuminen Palvelumanuaaliin
Palvelumanuaaliin kirjaudutaan osoitteessa https://tyollisyys.palvelumanuaali.fi/. Sivuston oikeasta yläkulmasta löydät kirjautumispainikkeen. Kirjaudu-painiketta klikkaamalla saat auki kirjautumisikkunan.
Kirjaudu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillasi. Käyttäjätunnus on käyttäjän sähköpostiosoite ja salasana käyttäjän itse määrittämä.
Käyttäjätilin vanheneminen
Jos kirjautuessasi tai salasanaa uusiessasi saat virheilmoituksen, joka ilmoittaa ”Tunnistamaton käyttäjä” on mahdollista, että käyttäjätilisi on vanhentunut tai poistettu. Käyttäjätilit vanhenevat 4 kuukauden kuluttua ja epäaktiiviset tilit poistetaan automaattisesti järjestelmästä.
Käyttäjät saavat sähköpostitse vanhenemisilmoituksen 2 viikkoa sekä 2 päivää ennen tilin poistoa. Vanhenemisilmoituksessa on linkki, josta oman käyttäjätilin voi käydä vahvistamassa aktiiviseksi.
Tilin poiston jälkeen ylläpito voi palauttaa käyttäjätilin. Yli 2 kuukautta sitten poistetulle käyttäjätilille tulee luoda kokonaan uusi käyttäjätili. Jos tilisi on vanhentunut, ota yhteyttä organisaatiosi pääkäyttäjään tilin palauttamiseen tai uuden tilin luomiseen liittyen.
Käyttäjätili voi myös olla poistettu. Organisaation pääkäyttäjät tekevät paikallisesti käyttäjähallintaa ja jos henkilö poistuu organisaatiosta pysyvästi tai määräajaksi tai hänen työtehtävänsä muuttuvat, pääkäyttäjä voi poistaa käyttäjätilin järjestelmässä.
Käyttäjähallinta ja käyttäjätiedot
Palvelumanuaalin käyttäjähallintaa ja käyttöoikeuksien hallintaa voivat tehdä ylläpitäjäkäyttäjät sekä organisaation pääkäyttäjät. Jokainen käyttäjä pääsee muokkaamaan ja tarkastelemaan oman käyttäjätilinsä tietoja.
Organisaatiohallinta ja organisaatiotiedot
Kaikki järjestelmän uudet organisaatiot lisätään ylläpidosta. Uusi organisaatio lisätään, jos se tuottaa palveluvalikoimaan sopivaa palvelua, joka halutaan kunnassa ottaa osaksi valikoimaa. Uutta organisaatiota lisätessä on oltava tiedossa, minkä ensisijaisen kunnan tarkastusvastuulle organisaatio lisätään, jotta hallintalogiikka toimii halutulla tavalla. Lisäksi kunta on vastuussa palveluntuottajan palveluiden täydentämisestä (asiantuntijan työ- ja prosessiohjeet) ja julkaisusta.
Organisaatiotietojen hallinta: Perustiedot
Uutta organisaatiota lisätessä organisaatiolle määritetään nimi, vastuukunta sekä vähintään yksi pääkäyttäjä.
Organisaatiotietojen hallinta: Toimipaikat
Organisaatiolle voi lisätä useita toimipaikkoja, joissa palvelua tai palveluita järjestetään. Toimipaikan tieto on toimipaikan nimi, osoitetieto (katuosoite, postinumero, kaupunki) sekä esteettömyystiedot (valinnat ja avoin teksti). Kaikki toimipaikat tallentuvat järjestelmän yhteiseen toimipaikkalistaan. Palvelun tietoihin voi etsiä ja lisätä toimipaikkoja listalta.
Palveluiden hallintatiedot
Palveluiden hallintatietoja voi tarkastella palvelujen hallintanäkymässä, johon siirrytään Hallinta ja ylläpito -sivun kautta (https://tyollisyys.palvelumanuaali.fi/hallinta-ja-yllapito). Pääkäyttäjät ja muokkaajat pääsevät tarkastelemaan hallintatietoja. Huom. Jotkin hallintatiedot, kuten vastuukunta määritetään ylläpidossa tai se periytyy organisaation vastuukunta-tiedosta.
Jotkin palvelun tiedot syntyvät järjestelmässä eikä niitä voi manuaalisesti muokata. Näitä ovat palvelun tunnus, luontiajankohta, päivitysajankohta, päivittäjä (käyttäjä) ja versionumero.
Sisällöntuottajat voivat määrittää palvelulle vastuukäyttäjän ja palveluntuottajaorganisaation, jos organisaatio ei itse tuota palvelua. Palveluntuottaja on oletusarvoisesti palvelunjärjestäjä, mutta myös tämä tieto on muutettavissa. Organisaation palvelun vastuukäyttäjä eli omistaja on pakollinen tieto. Vastuukäyttäjä vastaa palvelun tietojen ajantasaisuudesta ja saa palveluun liittyvät viestit. Myös kunnassa palvelulle määritetään vastuupäivittäjä. Hän vastaa ensisijaisesti palveluun liittyvien asiantuntijan työohjeiden tuottamisesta.
Yleistoiminnot
Etusivut
Sivustolle saavuttaessa julkinen näkymä on yhteinen kaikille. Kaikille käyttäjille yhteisiä ominaisuuksia ovat käyttöliittymän kielen vaihtaminen yläpalkin kielivalikosta ja palveluiden hakutoiminnallisuus.
Kirjautumattomana käyttäjänä voit lisäksi tarkastella palveluita kuntakohtaisesti, tallentaa suosikkeja selainistuntosi ajaksi sekä tarkastella Palvelumanuaalin muita sisältösivuja.
Kirjautuneelle käyttäjälle näkyy etusivulla erilaisia listoja. Kirjautuneille käyttäjille Palvelumanuaalista löytyy lisäksi oikeasta yläkulmasta omien tietojen tarkastelu sekä sivupalkista Palvelumanuaalin käytön ohjeet (Ohjeet ja oppaat).
Näkyvät listat ovat uusimpien julkaistujen palvelujen lista (Uusimmat julkaisut) sekä omat viimeksi vieraillut palvelusivut (Viimeksi vieraillut).
Hakutoiminto
Palvelumanuaalin hakutoiminto löytyy kiinteästi sivuston yläreunasta eli siihen on pääsy sivuston jokaisesta näkymästä. Hakutoiminnon avulla käyttäjä voi etsiä palveluita järjestelmästä ja suodattaa niitä erilaisten kriteerien avulla.
Hakutoiminto toimii dynaamisesti ja ehdottaa käyttäjän syötteen mukaan hakutermejä sekä hakuun sopivia Palvelumanuaalista löytyviä palveluita.
Palveluita on myös mahdollista suodattaa erilaisilla kriteereillä. Suodattimet löytyvät hakukentän alapuolelta ja mikäli ne ovat piilossa, ne saa esiin säädin-ikonia klikkaamalla. Suodattimet toimivat pudotusvalikkoina ja niitä voi valita samanaikaisesti useita. Suodattimia ovat muun muassa palvelun kohderyhmän kunta, kohderyhmän ikä, palvelun kieli, palvelun status, palvelukategoria ja kohderyhmän elämäntilanne. Kaikki suodattimet saa tyhjennettyä valitsemalla “Tyhjennä valinnat”.
Hakutuloksissa näkyvät kriteereitä vastaavat palvelut sekä hakutulosten määrä. Palveluita on mahdollista järjestää osuvuuden, viimeisen päivitysajankohdan sekä aakkosjärjestyksessä nimen mukaan.
Omat Suosikit
Itselle tai omalle asiakaskunnalle sopivia palveluita voi tallentaa omalle suosikkilistalle. Suosikit-sivulle pääsee klikkaamalla kohtaa Suosikit sivuston yläreunasta, jossa se kiinteänä löytyy. Suosikkeja symboloi sydänikoni.
Palveluita lisätään suosikeiksi tai poistetaan suosikeista klikkaamalla palvelukuvauksen sivulla sydänikonia (Merkitse suosikiksi tai Poista suosikeista). Kun palvelu on lisätty Suosikkeihin, se löytyy Suosikit-sivulta. Sivulla näkyy tallennettujen suosikkien määrä.
Tulossa:
Tulosta PDF
Yksittäisiä palveluita, suosikkilistan (kirjautuneen käyttäjän tai selainistunnon aikaiset suosikit) ja hakutuloksia voi tulostaa pdf-muodossa valitsemalla Tulosta PDF -painike. Painike luo näkymästä PDF-tiedoston, jonka voi tulostaa tai tallentaa omalle laitteelle.
Muita näkymiä voi tulostaa käyttämällä oman internetselaimen tulostustoimintoa (ohjeistus selaintulostukseen riippuu käytetystä selaimesta).
Luo linkki hakutuloksista
Voit välittää yksittäisiä palveluita, suosikkilistan (kirjautuneen käyttäjän tai selainistunnon aikaiset suosikit) ja hakutuloksia helposti eteenpäin valitsemalla Luo linkki hausta -painikkeen. Painike muodostaa linkin, jonka voi kopioida omalle leikepöydälle. Hakutulossivun linkkiin tallentuvat hakutulosten suodattimet ja kriteereihin sopivat hakutulokset.
Yksittäisen palvelun kuvauksen voi myös lähettää normaalisti kopioimalla verkkosijainnin selaimen osoiteriviltä ja lähettämällä sen eteenpäin.
Tietosuoja ja rekisteriseloste
Tietoa palvelun tietosuojasta löydät: Tietosuoja Palvelumanuaali-verkkopalvelussa | Työllisyyspalveluiden Palvelumanuaali
Palvelumanuaalin rekisteri löytyy osoitteesta: Rekisteriseloste | Työllisyyspalveluiden Palvelumanuaali
Saavutettavuustiedot
Palvelun saavutettavuustiedot löydät osoitteesta: Saavutettavuus | Työllisyyspalveluiden Palvelumanuaali
Palveluun suoritetaan saavutettavuuden auditointi talvella 2023-24. Auditoinnissa tunnistetaan huomioita digitaalisen palvelun saavutettavuudesta.
Palveluiden tiedot
Palvelukuvaussivu: Palvelun julkiset tiedot
Palvelun julkinen kuvaus sisältää palvelun perustiedot ja ominaisuuksia kirjautuneelle käyttäjälle. Kirjautunut käyttäjä voi palvelusivulta lisätä palvelun omalle suosikkilistalle (Lisää suosikiksi). Asiantuntijakäyttäjät voivat lisäksi vaihtaa painikkeella tietonäkymää palvelun julkisten tietojen (“Asiakkaalle”) ja sisäisten työohjeiden (“Sisäiset ohjeet”) välillä.
Pakollisia perustietoja ovat palvelun nimi, palvelukategoria (valikkotieto), palvelun lyhyt kuvaus, palvelun maksullisuus (kyllä/ei), toteutustapa (valikkotieto), kohderyhmäkuvaus, kohderyhmän ikä (valinta), kohderyhmän ikä (arvoväli), palvelun kohderyhmän kunta ja asiakkaan elämäntilanne (valikkotieto). Vapaavalintaisia perustietoja ovat palvelun hinta, maksullisuuden lisätieto ja palvelun saavutettavuus (valikkotieto).
Varsinainen palvelun kuvaus koostuu tiedoista siitä, miten palvelu on toteutettu, kuinka palveluun osallistutaan, mitkä ovat osallistumisen hyödyt, tarvitaanko johonkin osallistumisprosessin vaiheeseen asiakassuostumusta, sekä mitkä ovat palveluun osallistumisen edellytykset. Lisänä ovat palveluun liittyvät tiedostot ja liitteet, kuten erilaiset esitteet ja lomakkeet.
Palvelun julkinen kuvaus sisältää myös palvelun yhteystiedot sekä tiedot järjestämispaikasta ja -ajankohdasta. Yhteystiedot löytyvät palvelusivun oikeasta laidasta.
Järjestämispaikkatieto on vapaaehtoinen ja toimipaikkoja on mahdollista lisätä useita. Järjestämisaikaan ja -paikkaan liittyviä tietoja ovat palvelun toimipaikka (nimi ja osoite), toimipaikan esteettömyystieto, toimipaikan lisätiedot, palvelun kieli toimipaikassa, kielitaitotaso sekä järjestämisajankohta päivämäärä ja toistuvuustietoineen.
Palvelusivun yhteydessä näkyy lisäksi muita samankaltaisia tai suositeltuja palveluja.
Palvelukuvaussivu: Palvelun sisäiset työohjeet
Palvelun sisäiset työohjeet näkyvät ainoastaan asiantuntijakäyttäjille. Sisäiset työohjeet toimivat palveluohjauksen tukena. Sisäiset ohjeet koostuvat tiedosta, kuinka asiakas ohjataan palveluun (mahdollisuus kuntakohtaiselle poikkeukselle), tiedosta palvelun velvoittavuudesta ja tarvittavista asiakastietojärjestelmän kirjauksista, tiedon tarvittavista lausunnoista ja vaikutuksista asiakkaan työttömyysetuuteen, kuvauksen toimenpiteistä palvelun aikana, mahdolliset poikkeustilanteet, tiedon palvelun soveltuvuudesta täydentäväksi työnhakukeskusteluksi, tiedon arkistoinnista sekä palvelun sisäiset yhteystiedot.
Sisäisiin ohjeisiin voidaan lisätä vain asiantuntijoille tarkoitettuja sisäisiä tiedostoja ja liitteitä.
Syöttölomake
Palveluiden tietoja voi hallinnoida syöttö-/muokkauslomakkeen kautta. Sisällöntuottajat (muokkaaja- ja pääkäyttäjät) voivat lisätä järjestelmään uusia palveluita valitsemalla palvelujen hallintanäkymän kautta “Lisää uusi palvelu”.
Syöttölomakkeen jokaisella sivulla oikeassa laidassa näet palvelun lisätiedot. Lisätiedot kertovat, mikä on palvelun tila, milloin tietoja on viimeksi päivitetty, kuka on ollut muutosten tekijä ja näet palvelun yksilöivän tunnisteen (id).
Sivupalkista pääset myös siirtymään palvelun syöttölomakkeen täyttöohjeisiin Lomakkeen täytön ohjeistus -painikkeesta.
Syöttölomake on jaettu neljään sivuun: perustietoihin, aika- ja paikkatietoihin, palvelun kuvaukseen (palvelun toteutus ja palveluun osallistuminen) sekä lisätietoihin. Lisäksi kuntaorganisaation sisällöntuottajalle näkyy palvelun syöttölomakkeella välilehti, jolla palveluun liittyvät sisäiset työohjeet syötetään. Pakolliset kentät on merkitty, eikä palvelun julkaiseminen tai lähettäminen julkaisuhyväksyntään ole mahdollista, elleivät pakolliset kentät ole täytetty.
Palvelun perustietoihin kuuluvat palvelun nimi, lyhyt kuvaus, palvelukategoria (valikko), palvelun kieli, sekä tieto maksullisuudesta. Jos palvelu on maksullinen, tulee sisällöntuottajan ilmoittaa palvelulle hinta. Perustietoihin kuuluvat myös kohderyhmän tiedot, joita ovat kohderyhmän elämäntilanteet (valikko) sekä kohderyhmän ikä ja kotikunta. Lisäksi palvelulle voidaan valita erilaisia palvelun saavutettavuuteen liittyviä määreitä (valikko).
Palvelun syöttölomakkeen toinen sivu koostuu palvelun paikka- ja aikatiedoista. Palvelulle valitaan toteutustapa (valikko) ja määritetään sen järjestämispaikat, kieli sekä ajankohta. Palvelulle voi lisätä useita toimipaikkoja valitsemalla ”Lisää uusi paikkatieto”.
Jos toimipisteen tiedot löytyvät jo järjestelmästä, sen voi valita suoraan listalta. Uuden toimipisteen tiedot voi syöttää valitsemalla ”Lisää uusi paikka”. Täytä toimipisteen tiedot omassa ikkunassa ja valitse Tallenna. Jatkossa toimipiste löytyy toimipistelistalta.
Palvelun ajankohta ja toistuvuus valitaan toistuvuus-, päivämäärä- ja kellonaikavalikoista. Voit tarvittaessa täydentää palvelun paikka- ja aikatiedon valintoja lisätiedolla, jolle on oma tekstikenttänsä.
Palvelun syöttölomakkeen kolmas sivu sisältää palvelun julkiset ja sisäiset kuvaustiedot, jotka ovat omilla välilehdillään: ”Asiakkaalle” ja ”Asiantuntijalle”.
Palvelun vastuuorganisaatio täyttää julkisen puolen kuvaustiedot ja vastuullinen pääryhmä (kuntaorganisaatio) täyttää palvelun sisäiset ohjeet, kun vastuuorganisaatio on täyttänyt muut tiedot.
Julkisen puolen eli asiakkaan palvelun kuvaukseen tulee syöttää tiedot palveluun osallistumisesta ja toteutustavasta sekä lisätä hyödylliset linkit ja liitteet kuvauksen yhteyteen.
Sisäisten ohjeiden eli asiantuntijan välilehdelle syötetään tiedot, joita asiantuntija tarvitsee palveluohjauksen ja -prosessin tukena. Sisäisten ohjeiden tiedot tuotetaan kuntaorganisaatiossa, jossa työllisyyspalvelujen asiantuntijan työ tunnetaan.
Asiantuntijan ohjeissa kuvataan palveluun ohjausta, palvelun velvoittavuutta, asiakastietojärjestelmän tarvittavia merkintöjä, mahdollisia poikkeustilanteita, sekä palvelusta lausumista ja vaikutuksia työttömyysturvaan. Lisäksi lisätään arkistoinnin ohjeet, jos palvelu sitä tarvitsee.
Kuntakohtaisen poikkeusohjeen voi tarvittaessa lisätä ohjaustietoon sekä poikkeustilanne-tietoon liittyen. Tällöin valitaan kunta, jota poikkeusohje koskee sekä kuvataan poikkeus tekstikenttään.
Palvelun syöttölomakkeen neljäs ja viimeinen sivu koostuu palvelun lisätiedoista. Lisätiedoiksi tulee ilmoittaa palvelun yhteystiedot, omistajatieto, palveluntuottaja- ja järjestäjätieto, tieto rinnakkaisjärjestäjistä sekä muut samankaltaiset palvelut. Yhteystieto voi olla henkilö- tai organisaatio. Sen voi toimipaikan kaltaisesti lisätä yhteystietolistalta tai syöttää uuden yhteystiedon lomakkeella.
Palvelun omistaja on vastuuorganisaation palvelun nimetty vastuuhenkilö. Palvelun omistaja saa järjestelmästä palveluun liittyviä viestejä ja tiedotteita ja palveluun liittyvät yhteydenotot välitetään hänelle. Palvelunjärjestäjä on oletusarvoisesti vastuuorganisaatio, mutta tiedon voi myös muuttaa. Jos palvelulla on useampi järjestäjätaho, lisätään ne kenttään ”rinnakkaisjärjestäjät”. Palveluntuottajaksi voi tarvittaessa lisätä useamman organisaation.
Lisäksi voit lisätä palvelun tietojen yhteyteen muista samankaltaisia palveluja, jota löytyvät Palvelumanuaalista. Nämä voivat olla muita asiakasta kiinnostavia palveluita tai palvelun mahdollisia jatkopolkuja.